Podstata účtovnej dokumentácie:
- Účtovná dokumentácia – súhrn všetkých účtovných záznamov
- Účtovný záznam – údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia
Členenie účtovných záznamov:
- Jednotlivé – obsahujú iba jednu informáciu
- Súhrnné – obsahujú viac informácií, obsahujú súhrnné informácie
Formy účtovných záznamov:
- Písomná forma – čitateľná pre fyzickú osobu, t. j. napísaná alebo vytlačená
- Technická forma – elektronická forma, musí byť ľahko prevoditeľná do písomnej formy
- Osobitná forma: predpisový záznam – vlastnoručný alebo elektronický podpis
Účtovný záznam musí byť:
- Preukázateľný – musí dokazovať skutočnosť
- Zrozumiteľný – vyhotovený v štátnom jazyku a umožniť jednoznačne určiť obsah účtovných prípadov
- Trvalý – zabezpečená trvalosť po celý čas jeho spracovania a úschovy (nie ceruzkou, gumovacími perami, termostabilný papier a pod.)
Nositeľom účtovného záznamu je účtovný doklad.
Účtovné doklady:
- Sú preukázateľné účtovné záznamy, na základe ktorých sa účtujú účtovné zápisy
- Platí zásada dokladovosti – každý účtovný prípad musí byť doložený účtovným dokladom
- Bez účtovného dokladu nesmie byť vyhotovený žiadny účtovný zápis
- Funkcie účtovného dokladu:
- Dokladujú (dokumentujú) účtovné zápisy
- Sú prostriedkom na overenie (kontrolu) správnosti zaúčtovania účtovného prípadu
Druhy účtovných dokladov:
- Podľa vecného obsahu:
- Vonkajšie – externé: vznikajú pri styku podniku s vonkajším okolím
- Vydané – vystavuje ich podnik a idú von z podniku, napr.: vystavená faktúra odberateľovi
- Prijaté – podnik ich prijíma z vonku, napr.: prijatá faktúra od dodávateľa
- Vnútorné – interné: vyplývajú z vnútornej činnosti podniku
- Predtlačené – napr.: pokladničné doklady, zúčtovacia a výplatná listina
- Všeobecné – nie sú predtlačené, napr.: odpisný plán, rozdelenie výsledku hospodárenia
- Podľa počtu záchytných účtovných prípadov:
- Jednotlivé: iba jeden účtovný prípad
- Zberné: súhrnné – viac účtovných prípadov rovnakého typu
Náležitosti účtovných dokladov:
- Stanovuje § 10 zákona o účtovníctve:
- Slovné a číselné označenie účtovného dokladu
- Obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov
- Peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva
- Dátum vyhotovenia účtovného dokladu
- Dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia
- Predpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpísaný záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie
- Označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia
- Účtovné doklady sú zároveň aj daňovými dokladmi, preto sa niektoré doklady doplňujú aj náležitosťami daňových dokladov, napr.: IČO, DIČ, IČ DPH, registrácia (č. 8,9)
Vyhotovenie účtovného dokladu:
- Čitateľné: nesmú byť rozmazané, gumované, predpísané, poprečiarkované a pod.
- Prehľadné: musí dať jednoznačne identifikovať každá náležitosť účtovného dokladu
- Trvalé: nesmú byť napísané ceruzkou, poslané faxom a pod.
- Účtové doklady musia byť vyhotovené včas a presne (správne)
Spracovanie (likvidácia) účtovných dokladov:
- Preskúmanie dokladov – kontrola vecnej a formálnej správnosti
- Vecná: kontrola údajov z hľadiska oprávnenosti účtovného prípadu
- Formálna: či má všetky náležitosti účtovného dokladu
- Očíslovanie dokladov – pridelenie čísla z príslušnej evidencie dokladov
- Zapísanie účtovného predpisu – zapísanie, tzv. predkontácia – na samostatnom lístku alebo priamo na doklade
- Zaúčtovanie podľa účtovného predpisu – do príslušnej účtovnej knihy
- Archivovanie – uloženie v príručnom alebo účtovnom archíve a zabezpečenia dokumentov proti strate, poškodeniu a odcudzeniu. Doba archivácie je stanovená zákonom.